Varför onödiga kommunikationsmissar i ledarskap uppstår och hur du undviker dem

Känner du igen dig som chef eller ledare i hur kommunikationsmissar lätt uppstår när vardagen går i ett högt tempo?

Förväntningar på måluppfyllnad, deadlines som hopar sig, beslut som ska fattas snabbt och möten som avlöser varandra. Samtidigt förväntas du leverera, vara tydlig, inge trygghet och helst ha svaren redo.

I det tempot blir kommunikation lätt något som ska gå fort. Instruktioner ska vara klara, beslut ska vidare och nästa möte väntar. Men när kommunikationen främst blir ett sätt att delegera riskerar den att tappa sin viktigaste funktion.

För kommunikation handlar inte bara om att förmedla uppgifter. Den handlar om att skapa förståelse, riktning och delaktighet. Ofta är den inte enkelriktad, utan tvåvägs. Och kanske är det just där, mitt i effektiviteten, som några av de vanligaste kommunikations-missarna gör sig påminda.

När man helt missar att kommunicera så uppstår det en form av kommunikationsmiss, men i denna blogg är det inte slarvet eller brist på tiden vi lägger fokus utan på otydlighetens misskommunikation som vi belyser.

Kommunikation kan vara lätt att missa men även missbruka

Som chef eller ledare förväntas du ofta vara den som vet. Den som har svaren, tar besluten och pekar ut riktningen. Det skapar ett tempo där samtal lätt blir mer leverans än dialog.

När kommunikationen ska gå snabbt finns det sällan utrymme att stanna upp, utforska eller involvera. Samtidigt är det ofta i just de samtalen som förståelse byggs, ansvar klarnar och lösningar växer fram tillsammans.

Kommunikationsmissar uppstår därför sällan för att något sägs fel. De uppstår för att kommunikationen blir för smal, för snabb och för lite gemensam.

Ett annat kanske mer bekymmersamt problen är när chefen eller ledaren inte kommunicerar utan istället pyser frustration, missnöje, eller har ett kroppsspråk som tydligt kommunicerar irritation med nära på noll dialog. Detta är på gränsen till att missbruka sin roll som ledare då detta skapar helt andra problem i en organisation där tvivel, oro, frustration dominerar arbetsplatsen. Men här går vi inte djupare på det utan mer de vanliga tillfällena där kommunikationsmissar oftast uppstår.

“Leadership is not about being in charge.
It is about taking care of those in your charge.”

Simon Sinek

Misstag 1, du antar att andra förstår som du

Som chef eller ledare sitter du ofta med mer sammanhang än andra. Du ser helheten, målbilden och varför vissa beslut fattas. Det gör att mycket känns självklart för dig.

Problemet är att det som är självklart för dig inte alltid är självklart för dem som ska genomföra. Kompetens är även att förstå vad andra förstår och inte förvänta sig förståelse. Ett retoriskt knep är därför att använda sig av metaforer eller liknelser för att ibland ta ner budskapet.

Utmaningen med den kommunikativa feltolkningen

Du fördelar en uppgift, får några nickar och går vidare. Allt verkar tydligt. Sen visar det sig att uppgiften tolkats på ett annat sätt än du tänkt dig.

Varför kommunikationsmissen uppstår kring det du anser vara tydligt och givet

I ett högt tempo blir antaganden ett sätt att spara tid. Du antar att andra ser samma bild som du, och de antar att de förstått. Ingen stämmer av, eftersom det känns som att det borde vara tydligt.

Så undviker du missen att misskomunicera

Med högre grad av medvetenhet kan du undvika den här missen. I stället för att säga mer kan du kontrollera förståelsen genom att ställa frågor som bjuder in till resonemang.

• Hur uppfattar du/ni uppgiften?
• Har du/ni några tankar kring om det finns andra sätt att göra detta på?
• Vad ser du/ni som ditt nästa steg?

Genom att använda öppna frågor, i stället för ja och nej-frågor, skapar du utrymme för dialog och gemensamt tänkande. Det ger dig inte bara bättre insikt i hur budskapet har landat, utan också möjlighet att fånga perspektiv och lösningar som du själv kanske inte sett.

Kom ihåg att kommunikation inte handlar om vad du säger. Den handlar om vad du vill få sagt, och om din förmåga att lyssna in hur förståelsen faktiskt landar hos den andra.

“The biggest communication problem is we
do not listen to understand. We listen to reply.”

Stephen R. Covey

Misstag 2, du lyssnar för att svara, inte för att förstå

Som chef eller ledare är det naturligt att vilja vara lösningsorienterad. När någon kommer till dig med en fråga eller utmaning vill du ofta hjälpa till direkt, gärna genom att bidra med ett svar eller ett beslut.

Men frågan är om det alltid är där värdet i kommunikationen uppstår.

Hur missen med för snabba beslut brukar se ut

En medarbetare beskriver en situation. Du hör snabbt vad problemet är och går direkt till ett beslut. Samtalet går vidare, men engagemanget uteblir.

Varför missen att lyssna och reflektera uppstår

När det förväntas att du ska ha svaren blir lyssnandet ofta ett steg på vägen mot nästa åtgärd. Då missar du ibland den kunskap och de perspektiv som finns hos den andra.

Så undviker du missen att inte gå i lösning för fort

I stället för att gå direkt till lösning kan du stanna kvar lite längre i lyssnandet och låta samtalet ta form.

• Låt den andra tala till punkt
• Ställ frågor som bjuder in till reflektion
• Sammanfatta innan du föreslår en lösning

När människor får vara delaktiga i lösningen ökar både engagemang och ansvar.

Misstag 3, du är otydlig med syfte, sammanhang och nästa steg

I ett högt tempo avslutas möten ofta snabbt. Alla ska vidare till nästa punkt i kalendern.

Samtidigt är det ofta i avslutet som kommunikationen faktiskt avgörs.

Hur kommunikationsmissen kring otydlighet brukar se ut

Mötet tar slut och alla går därifrån med olika bilder av vad som ska hända nu. Någon väntar på beslut, någon tror att frågan är klar. Någon kanske inte ens har förstått eller förstår inte varför.

Varför missen med att kommunicera det viktigaste uppstår

Fokus hamnar på innehållet i samtalet, inte på ramen runt det. När syfte och nästa steg inte uttalas lämnas mycket åt tolkning.

Så undviker du att prata förbi samtidigt som du skapar medansvar

Avsluta viktiga samtal med tre tydliga förtydliganden.

• Varför gör vi detta?
• Vad ska göras?
• Vem gör vad, och när?

Det skapar tydlighet och minskar behovet av omtag.

Små justeringar som ger stor effekt mot kommunikationsmissar

Kanske känner du igen dig i flera av missarna. De hänger ofta ihop, särskilt när tempot är högt och kraven många.

Kommunikation handlar inte om att prata mer, utan om att minska kommunikationsmissar genom medveten tydlighet, inlyssnande förmåga och närvaro.

Den handlar därför istället om att kommunicera mer medvetet, bli mer involverande och addera större nyfikenhet på hur det du säger faktiskt landar.

Summerande tankar av involverande kommunikation

Ledarskap i kommunikation handlar sällan om perfekta formuleringar. Det handlar om att våga stanna upp, bjuda in och skapa förståelse.

Välj en miss och börja där. Små förändringar i hur du kommunicerar kan göra stor skillnad, både för dig och för dem du leder.

• Kommunikationsmissar uppstår ofta i högt tempo och höga krav
• De handlar sällan om ovilja, utan om brist på gemensam förståelse
• Tydlighet skapas genom dialog, inte bara genom instruktioner
• Involvering gör motparten till en del av lösningen

Tre reflektions-frågor för medskapande kommunikation

• När lyssnade du senast in din grupp eller medarbetare för att verkligen förstå, inte för att svara?
• Var i din kommunikation tenderar du att anta snarare än att stämma av?
• Hur kan du i din nästa dragning/samtal involvera fler i att hitta lösningen?

Kommunikationsmissar i det digitala mötesrummet

Gör vi även kopplingen till det digitala mötesrummet (Zoom, Teams m.fl. ) så förstärks tyvärr många av de kommunikationsmissar som redan finns i det fysiska mötesrummet. När kameror är avstängda, reaktioner uteblir och tempot ofta är högt blir det svårare att läsa av hur budskap faktiskt landar och än mindre lyssna in mottagarna.

En vanlig miss i digitala möten är därför att kommunikationen blir ännu mer enkelriktad. Du informerar, delar skärm och går vidare, men får begränsad återkoppling på om innebörden verkligen gått fram.

I det digitala mötesrummet blir det därför extra viktigt att:

• Tydliggöra syfte och förväntningar tidigt
• Stanna upp och bjuda in till reflektion, inte bara frågor
• Aktivt kontrollera förståelse, även när responsen är låg

Digital kommunikation kräver inte mer innehåll, men mer medveten närvaro.

Presentationsteknik som förebygger kommunikationsmissar

Många kommunikationsmissar uppstår långt innan presentationen börjar. De uppstår i förberedelsen, när struktur, syfte och mottagarperspektiv inte är tillräckligt genomtänkta.

Bra presentationsteknik handlar inte om att presentera mer information, utan om att skapa ett sammanhang där mottagaren förstår varför innehållet är relevant. När strukturen är tydlig blir det lättare för lyssnaren att följa resonemanget och ta till sig innebörden.

Genom att i förväg tänka igenom:

• Vad du vill att mottagaren ska förstå, inte bara höra
• Hur innehållet hänger ihop i en tydlig röd tråd
• Var du behöver pausa för reflektion eller dialog

Försök att sträva efter att minska onödiga missförstånd genom att vara extra tydlig. Ställ gärna reflekterande frågor och anpassa din kommunikationen efter situation/person och servera med rimliga förutsättningar som faktiskt kommer kunna leda er gemensamt värde/lösning.

Att ta din kommunikation till nästa steg

På Speaker Academy arbetar vi med chefer och ledare som vill ta sin kommunikation till nästa steg, i vardagliga samtal, i presentationer och i digitala sammanhang.

Vi utgår från att kommunikation inte bara handlar om att förmedla information, utan om att skapa förståelse, engagemang och delaktighet. Genom träning i kommunikativt ledarskap, presentationsteknik och digital kommunikation hjälper vi ledare att bli tydligare, mer närvarande och mer involverande.

Är du nyfiken på hur du kan utveckla din kommunikation och undvika vanliga kommunikationsmissar är du varmt välkommen att höra av dig, så berättar vi mer.

Vill du gräva djupare?

Den kommunikativa utmaningen: En studie av kommunikationen mellan chef och medarbetare (Charlotte Simonsson, Lunds universitet)
En doktorsavhandling som undersöker hur chefer och medarbetare uppfattar och utövar kommunikation i en komplex organisation, med fokus på dialog, förståelse och meningsskapande i chef-medarbetarrelationen.

Utvärdera det kommunikativa ledarskapet (Motivation.se)
En artikel som presenterar en forskningsbaserad modell för att analysera och mäta kommunikativa beteenden hos chefer, inklusive strukturerande, coachande, interaktiva och representativa aspekter.

Läs gärna även

• Att tala så att människor verkligen lyssnar
• Det kommunikativa ledarskapets briljans
• Digital inkludering – när affärsnytta möter samhällsnytta